Ao entender que qualquer evento é uma ação de marketing com objetivos definidos a serem alcançados, não podemos correr riscos quando programamos uma atividade como esta. A maioria dos eventos se dá como a inauguração de uma feira, onde não existe a possibilidade de correções ou ajustes no dia seguinte. Portanto, os eventos não podem apresentar risco algum na sua execução. Se ocorrer um problema sério durante o evento, o grande prejudicado será sua empresa/marca. Isto porque as pessoas tendem a lembrar mais das coisas negativas, com comentários do tipo: “Esta marca é daquela empresa que me convidou para um jantar palestra e faltaram talheres para servir os convidados”.

O que precisa uma boa agência de eventos?

Por esta razão, a contratação de uma empresa especializada e com boa imagem no mercado não é um luxo. Uma boa escolha apresentará, com certeza, custos bem menores do que se sua equipe parasse as atividades rotineiras para planejar e executar o evento. Além disto, por ser uma empresa focada neste segmento, indicará o tipo de evento mais adequado e tomará todas as medidas para fazer da ocasião um grande sucesso. Mas quais são as características de uma agência de eventos de destaque?

Flexibilidade – Como eventos demandam uma grande variedade de ações, situações e tipos, um bom organizador precisa ter flexibilidade para combinar os objetivos dos clientes, as suas ideias e os fornecedores mais aptos para alcançar os resultados esperados.

Disponibilidade - Você não iria querer um fornecedor que não atenda suas ligações, que tenha uma agenda complicada e que nunca consiga um horário para uma reunião, certo?

Pontualidade – Este é outro atributo fundamental de um bom fornecedor de eventos. As datas e horários de seu evento devem ser cumpridas rigorosamente, assim como as reuniões de “briefing”, de aprovação de layouts e orçamentos.

Possuir um bom cadastro de fornecedores – uma boa agência de eventos precisa contar com fornecedores confiáveis e com experiência, tendo mais de uma opção para cada tipo de ação ou material necessário para a organização do seu evento. É importante ter poder de barganha para conseguir preços e condições mais favoráveis e manter os custos dentro do orçamento planejado.

Ter ótimas referências - Analise com cuidado os “cases” disponibilizados pela agência. Esta é a oportunidade de observar pequenos detalhes na sua organização que farão a grande diferença no resultado.

Passo a passo para a melhor opção

Como conseguir todas estas informações? O primeiro passo é criar um check list das suas necessidades e um roteiro com todas as perguntas (até aquelas que pareçam pouco relevantes sobre a agência em avaliação). A segunda etapa é preparar um briefing:

Explicando qual o objetivo do evento

Qual será o público

Qual a data mais adequada

Local (se for o caso)

Se serão distribuídos brindes, folders, amostras e etc.

Deixe que as agências convidadas para participar da concorrência sugiram o tipo de evento. Elas saberão qual o melhor tipo de evento para o seu caso. Além disso, você poderá receber diferentes opções de eventos e escolher o que lhe parecer mais conveniente.

Entre em contato conosco. Podemos planejar exatamente o que você precisa para seu evento ser um sucesso. contato@planeventos.com.br (47) 3026-7222 / 9274-5102.